E-posta bugün en yaygın iletişim yöntemlerinden biridir. Her boyuttaki işletme, iletişimlerinin sorunsuz bir şekilde devam etmesini sağlamak için güvenilir bir e-posta sunucusuna bağlıdır. Fakat işletmenizin tüm iletişimi için bu kadar önemli olan e-posta’larınız silinirse ve tüm verileriniz kaybolursa işletmenize ne olur? İşletmeniz müşteri kaybından ve önemli maddi hasardan kurtulabilir mi?

Bu soruların cevaplarını veremiyorsanız, bu durumun sizin başınıza gelmesine izin vermeyin. Ne olursa olsun tüm e-posta verilerinizin güvende olduğundan emin olmak için bir yedekleme sistemi kullanın.

Birçok iletişim aracı olmasına rağmen, e-posta, şirketler için hala en önemli iletişim araçlarından biridir. Buna rağmen şirketlerin çoğu e-posta’larının uzun vadede korunması gerektiğinin ve iş açısından saklanması gereken kritik veriler içerebileceğinin gerçekten farkında değildir. Bu yüzden bugün, adım adım e-posta yedekleme ile ilgili tüm merak ettiklerinizi cevaplandıracağız.

E-Posta Yedekleme Nedir?

E-posta yedekleme, orijinal e-posta’lar yok olduğunda veya silindiğinde, kurtarılabilecek e-posta’ların kopyasıdır. E-posta yedekleme, e-posta verilerini başka bir depolama cihazına kaydederek koruyan bir veri koruma şeklidir. Yanlışlıkla silme, veri bozulması, hırsızlık veya fidye yazılımı saldırısı nedeniyle e-posta’larınızı kaybettiğinizde; e-posta verileriniz e-posta yedeklemesi sayesinde kurtarılabilir ve e-posta’larınızın orijinal sürümlerini geri yükleyebilirsiniz.

E-Posta Yedekleme Neden Önemlidir?

Veri yedekleme, BT’nin en önemli, ancak çoğu zaman göz ardı edilen yönlerinden biridir. Verilerin korunması, bir işletmenin sorunsuz bir şekilde çalışmasına yardımcı olmak ve herhangi bir iş sürekliliği planı için gereklidir (Verileri “yedekleme” diye genel bir anlatım şekli kullanıyoruz gibi görünebilir, fakat bu yazı için e-posta’nızda bulunan en önemli dosyaların kopyalarını almayı kastediyoruz).

E-posta veri kaybı çeşitli şekillerde ortaya çıkabilir. En yaygın nedenler arasında; fiziksel bilgisayar arızası, kazara yapılan bir hata, hırsızlık, yangın ve sel gibi doğal felaketler bulunmaktadır. Veri yedekleme, bu tür senaryolarda sizi korumakla kalmaz, aynı zamanda yeni iletiler ve gelen veriler için e-posta sunucunuzda daha fazla yer tutmanıza yardımcı olabilir.

Sonuç olarak, verilerinizi yedeklemek, kayıp verilerin geri yüklenmesi için zaman alan (ve bazen pahalı) işlemlerden kaçınmanıza olanak tanır, çok az zaman alır ve yapılması oldukça kolaydır.

E-posta Yedeklemenin Avantajları Nelerdir?

Şimdi adım adım güçlü bir e-posta yedekleme sisteminin avantajları inceleyelim:

1. Veri kaybına karşı koruma

E-posta’larınız kazayla kolayca silinebilir, donanım arızası nedeniyle bozulabilir, kasıtlı olarak başkaları tarafından silinebilir veya bir fidye yazılımı saldırısına uğrayabilir. Böyle durumlarda, bir e-posta yedekleme sistemi, verileri hızlı bir şekilde kurtarmanıza yardımcı olur ve kesintisiz iş sürekliliği sağlar.

2. Yasal uyumluluk

E-posta çok çeşitli yasal çerçevelere tabidir. Bir e-posta yedekleme sistemi, e-posta’nın birden çok endüstrideki düzenlemelere uygun şekilde korunmasını ve saklanmasını sağlayabilir.

3. Tasarruf

Bir e-posta yedekleme çözümünün maliyeti, e-posta verileri kalıcı olarak kaybolduğunda, silindiğinde veya bozulduğunda oluşan hasar maliyetinden çok daha azdır.

4. Ek güvenlik

Yedek kopyayı bilgisayarınızdan uzak bir yerde saklarken; yangın, virüs, hırsızlık, su baskını ve donanım arızası gibi birçok riskten kurtulursunuz. Bilgisayarınız bozulursa veya çalınırsa, tüm verilerinizi çevrimiçi yedek kopyadan kurtarabilir ve değerli e-posta’larınızı kaybetmezsiniz.

5. Otomatik yedekleme çözümü

E-posta yazışmalarınızı ve dosyalarınızı kendiniz kopyalamaya çalıştığınızda, bu biraz zaman ve çaba gerektirir. Her zaman bir veya iki dosyayı unutma ya da yedeklemeyi atlama tehlikesi vardır. Neyse ki, Uzman Posta gibi e-posta servis sağlayıcıları yedekleme çözümleri ile sizi bu dertten kurtarır.

Neden E-posta Yedekleme Kullanmalıyım?

Şirket e-posta’nız için bir yedekleme sistemi kullanmanın sayısız nedeni vardır. E-posta yedekleme kullanmanın başlıca nedenleri arasında:

1. Gelecekte Kullanım 

Gelecekte kullanılmak üzere saklanması gereken birçok e-posta silinir. Fakat bazen şirket içi bir durumdan dolayı eski e-posta’lara erişim gerekebilir. Ayrıca mahkeme davaları ve e-posta kayıt yoluyla kazanılabilecek veya kaybedilebilecek diğer yasal hususları da unutmamanızda fayda var.

2. Veri Kaybı

Şirketinizin e-posta sisteminde depolanan tüm verileri düşünün. Bu veriler işletmenizin başarısı için çok önemlidir. Fakat veri kaybından kaynaklanan sorunlar yüzünden kişisel ve finansal büyük hasarlar oluşabilir. E-posta yedeklemesi bu gibi felaketlerin önüne geçer.

3. Bilgisayar Korsanları

Şirket e-posta’nızın çalınması, tüm verilerinizin bir anda imha edilmesine yol açabilir. Bir yedekleme sistemi kullanmak, hesabınıza erişemeseniz bile tüm e-posta’larınıza erişilebilir olmasını sağlar.

4. İnsan Hatası

Hepimiz insanız, hata yapabiliriz ve bu hatalardan biri de önemli e-posta’ları yanlışlıkla silmek olabilir. Ancak, e-posta’larınız yedeklenirse bu hiçbir zaman sorun olmayacaktır.

E-posta yedekleme ile ilgili yukarıda saydığımız nedenlerin hepsi ücretsiz bir e-posta hizmeti kullanıyorsanız, maalesef geçerli değil.

Ücretsiz sağlayıcılar kullanıyorsanız ve e-posta’larınız silinmişse, sağlayıcının merhametine kalmışsınız demektir. Hesaplar sizin bilginiz veya rızanız olmadan yok olabilir veya bloke edilebilir. Böyle bir durumda verilerinize ulaşamazsınız.

E-posta Yedeklemesiyle Silinen E-posta’lar Kurtulur Mu?

Güçlü bir e-posta yedekleme sistemi, kullanıcıların posta kutusundan kalıcı olarak silinen e-posta’larını hızlı ve kolay bir şekilde kurtarmasına olanak tanır. Buna karşılık, Gmail veya Outlook gibi ücretsiz platformlarda kalıcı olarak silinen e-posta’ları kurtarmak daha fazla zaman alır ya da hiç mümkün olmayabilir.

Peki güçlü bir e-posta yedeklemenin özellikleri nelerdir?

Bir e-posta yedekleme sistemi size aşağıdakileri sunmalıdır:

• Fidye yazılımlarına ve diğer kötü amaçlı yazılım saldırılarına karşı çok katmanlı savunma.
• Yedekleme ve kurtarma çözümlerini yönetmeyi daha az zaman alıcı hale getiren basitleştirilmiş araçlar.

Yedeklenen E-Postaları Geri Yükleme

E-posta iletilerinizi ve verilerinizi tam olarak nasıl yedekliyorsunuz? 

Kullanabileceğiniz birkaç etkili strateji vardır:

1. Manuel Olarak

En basit yöntem verilerinizi el ile yedeklemektir. E-posta’larınızı daha sonra bir flash sürücüye veya harici sabit sürücüye sürükleyip bırakabileceğiniz bir klasöre alabilirsiniz. Tabii ki taşınacak önemli miktarda veri varsa, bu yöntemi kullanmak zaman alıcı olabilir, ancak ücretsizdir (yedekleme amacıyla kullandığınız sürücünün satın alınmasını saymazsak). Genellikle daha az miktarda veriyi yedeklemek için kullanılır.

2. E-posta Servis Sağlayıcıları Aracılığıyla

Uzman Posta gibi bazı e-posta servis sağlayıcıları, dijital bir konumda e-posta’larınızı güvenli bir şekilde yedekleyen bir çözümdür. Bu, bilgisayarınızı değiştirseniz bile e-posta istemcinizi sıfırdan başlatmanız anlamına gelmez. Herhangi bir istemcide kolayca geri yüklenebilecek bir yedeğiniz olduğu anlamına gelir.

Yukarıda e-posta yedekleme ile ilgili tüm anlattıklarımızdan sonra, profesyonel bir destek almak isterseniz, hemen web sitemize gelebilir, e-posta yedekleme ile veri kaybı riskinizi sıfıra indirebilirsiniz.

E-posta’larınızı Yedekleyerek Veri Kaybına Son Verin

Birçok işletme, sistemleri çöktüğü zaman önemli bir veri ve para kaybı yaşayabilir. Daha da kötüsü, bazı durumlarda bu veriler geri alınamaz.

‘Tüm önemli e-posta’larınız kaybolursa, işletmeniz nasıl kurtulur?’ hiç düşündünüz mü?

Emin olun bu durum işinize sadece finansal bir zarar vermekle kalmaz, aynı zamanda sizi duygusal olarak da etkiler. Çünkü tüm kişisel dosyalarınız, resimleriniz ve diğer iletişimleriniz muhtemelen e-posta’nızda saklıdır. Bu yüzden birçok kişisel dökümanı kaybetmek sizi zor bir durumda bırakabilir ve bu durumu normale döndürmeye çalışmak hüsranla sonuçlanabilir.

Bu yüzden e-posta veritabanınızın kaybolma riskini göze almayın. E-posta’larınızı yedekleyin ve kalıcı veri kaybı durumunda dosyalarınızın güvende olacağını bilerek strese kapılmayın.

E-posta Yedekleme İle Olağanüstü Durum Kurtarma

Basit bir bilgisayar kazası, tüm verilerinizi silen bir felakete yol açabilir. Bir bilgisayar virüsünün tüm bilgisayar ağını çökertmesi de doğal bir felaket gibi her şeyi yok eder. Evet, bunlar herkesin başına gelebilir, fakat bir planınız yoksa, bu durum işletmenize zarar verir. Bu yüzden bir felaket meydana gelmeden önce tüm işletmelerin bir felaket kurtarma planı olmalıdır.

E-posta yedekleme, ne olursa olsun tüm önemli iletişimlerinizi ve bilgilerinizi korur. Bilgisayarınız yok olsa bile bulut depolama alanı sayesinde e-posta’larınıza hala erişebilirsiniz. Bir virüs bilgisayarınıza saldırırsa, e-posta veritabanını yedekleme yoluyla e-posta’larınızı geri alabilirsiniz. Felaket ne olursa olsun, e-posta yedeklemeniz verilerinizi kurtaracaktır.